Vanaf 10 maart 2025 ondergaat de registratie van onderhandse documenten een fundamentele wijziging. Het KB van 31 januari 2025 introduceert een verplichte digitale aanbieding voor alle onderhandse akten. Deze evolutie kadert binnen het uitgebreide “DigiFin” project van de FOD Financiën om de registratieformaliteit te moderniseren. Ook voor estate planning zijn er uiteraard gevolgen.
Juridische basis en onderbouwing
Het nieuwe KB “rationaliseert en veralgemeent” de bepalingen met betrekking tot de aanbieding ter registratieformaliteit van alle onderhandse akten. Waar voorheen verschillende regimes naast elkaar bestonden voor uiteenlopende documenttypes, introduceert de wetgever thans een geünificeerde benadering met digitalisering als uitgangspunt.
Dit besluit bouwt voort op eerdere initiatieven zoals het KB van 7 december 2016 voor huurcontracten en het KB van 22 juni 2020 dat de verplichting wegnam om originele exemplaren aan te bieden. De wetgever opteert nu voor een verregaande digitalisering van het gehele registratieproces.
Het nieuwe principe: elektronische aanbieding als hoofdregel
Wat wijzigt er fundamenteel? Onderhandse akten dienen voortaan in beginsel verplicht in elektronische vorm ter registratie aangeboden te worden (artikel 2, eerste lid KB). Dit geldt voor alle onderhandse documenten, gaande van schenkingen van roerende goederen tot verkoopovereenkomsten en huurcontracten.
De bewoordingen van het KB zijn duidelijk: “Een geschrift wordt ter registratie aangeboden via het platform, conform de voorschriften die er worden vermeld.” Dit betreft geen optie, maar een verplichting.
Beschikbare digitale platformen
Voor onderhandse schenkingsakten (de zogenaamde ‘pacte adjoint’) geschiedt dit via het gekende MyMinfin platform. Deze digitale route bestond reeds sinds mei 2022, maar wordt thans de verplichte hoofdregel.
Het KB verwijst naar verschillende beveiligde elektronische applicaties die ter beschikking gesteld worden door, in samenwerking met of met toestemming van de FOD Financiën:
- MyRent voor huurcontracten (particulieren)
- MyRentPro voor professionele verhuurders
- Korfine voor professionele organisaties
- MyMinfin voor overige onderhandse akten zoals schenkingen en verkoopovereenkomsten
Praktische uitzonderingen: wanneer papieren aanbieding nog mogelijk blijft
De wetgever voorziet in enkele uitzonderingen op de regel (artikel 2, tweede en derde lid KB):
1. Natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer
Natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer mogen nog altijd een papieren aanbieding doen. Dit betekent dat particuliere die een bankgift willen registreren, nog steeds de keuze hebben tussen digitale en papieren aanbieding.
Deze uitzondering creëert evenwel een merkwaardige tweedeling in de praktijk. Een zelfstandige die een bankgift doet en een pacte adjoint wenst te laten registreren, moet dit verplicht digitaal doen. Zijn gepensioneerde buurman daarentegen mag nog steeds op papier aanbieden. Deze verschillende behandeling roept vragen op betreffende de coherentie en rechtvaardigheid van de regeling. Gaat men er dan van uit dat de personen met een ondernemingsnummer meer ‘digitale’ ervaring hebben, omdat zij vertrouwd zijn met het online systeem?
2. Overmacht en technische storingen
Overmacht of technisch gebrekkig functioneren van het platform vormen eveneens gronden voor een papieren aanbieding. Denk aan systeemuitval van MyMinfin, internetproblemen of andere technische mankementen die een digitale aanbieding onmogelijk maken.
Modaliteiten van papieren aanbieding: nieuwe onduidelijkheden
Indien een papieren aanbieding toegelaten is, dient dit te gebeuren door het geschrift te verzenden “via een aanbieder van postdiensten naar het door de FOD Financiën op zijn website meegedeelde adres” (artikel 2, vierde lid KB).
Kan fysieke aanbieding op het kantoor nog steeds?
Deze formulering wekt de indruk dat papieren aanbieding nog uitsluitend kan gebeuren via postverzending.
Voorbeeldsituaties:
- Een burger zonder ondernemingsnummer die zijn pacte adjoint na een bankgift wenst te registreren
- Spoedeisende registratie van een onderhandse koopovereenkomst vlak voor het verstrijken van de 4-maandentermijn
- Registratie van een onderhandse minnelijke ontbindingsovereenkomst onder artikel 2.9.4.2.9 VCF om een aankoop ongedaan te maken
Artikel 6, eerste lid Wetboek Registratierechten bepaalt nog steeds dat kantoren “gehouden” zijn documenten te registreren die “onder de wettelijke voorwaarden” ter registratie worden aangeboden.
Moeten de voorwaarden van artikel 2, derde lid KB als “wettelijke voorwaarden” geïnterpreteerd worden die fysieke aanbieding op het kantoor uitsluiten? Of blijft fysieke aanbieding mogelijk voor de uitzonderingsgevallen? De FOD Financiën dient hierover duidelijkheid te verschaffen.
Weigering en registratierelaas: gecombineerde communicatie
Het KB regelt tevens hoe weigeringen en het registratierelaas worden meegedeeld (artikelen 4 en 5 KB):
Bij elektronische aanbieding: communicatie via het platform aan de gebruiker Bij papieren aanbieding: zowel via het platform als per post aan de aanbieder, of indien deze niet kan geïdentificeerd worden, aan de eerste persoon die in het geschrift kan geïdentificeerd worden
Deze dubbele communicatie bij papieren aanbieding waarborgt dat de betrokkenen op de hoogte gesteld worden van het resultaat van hun aanvraag.
Bijzondere regeling voor huurcontracten
Het KB bevat specifieke bepalingen voor onderhandse huurcontracten, onderverhuring en overdracht van huur van in België gelegen onroerende goederen (artikelen 6-13 KB).
Uitzondering op timing van aanbieding
Een belangrijke afwijking betreft het tijdstip van registratie. Normaal geldt dat documenten die buiten de openingsuren van registratiekantoren aangeboden worden, pas geacht worden aangeboden te zijn op de eerstvolgende openingsdag (artikel 6, tweede lid Wetboek Registratierechten).
Voor huurcontracten geldt echter een uitzondering: wanneer deze elektronisch aangeboden worden buiten de openingsuren, worden ze geregistreerd op de datum van aanbieding zelf (artikel 7 KB). Deze uitzondering geldt uitsluitend voor huurcontracten en niet voor andere onderhandse documenten zoals schenkingsakten.
Specifiek postadres voor huurcontracten
Bij papieren aanbieding van huurcontracten dient verzending te gebeuren naar een specifiek adres: FOD Financiën – Scanningscentrum, Huurcontracten, PB 92500, 9050 Gent.
Toepassingsgebied: breed maar met uitzondering
Ratione materiae
Het KB is van toepassing op elk geschrift behalve authentieke akten, waarbij “geschrift” gedefinieerd wordt door verwijzing naar artikel 8.1, 1° BW.
Ratione personae
Het KB viseert zowel natuurlijke personen als rechtspersonen. De “gebruiker” wordt gedefinieerd als eender welke persoon die het platform gebruikt voor elektronische aanbieding.
Opheffing van eerdere regelgeving
Het nieuwe KB heft twee bestaande KB’s op die specifiek de registratie van huurcontracten regelden:
KB 7 december 2016: Dit KB introduceerde voor burgers de mogelijkheid om huurcontracten digitaal aan te bieden via MyRent, terwijl voor professionelen (zoals sociale verhuurkantoren en vastgoedmakelaars met samenwerkingsprotocol) de digitale weg verplichtend gesteld werd.
KB 22 juni 2020: Dit KB gaf uitvoering aan het “DigiFin” project door de verplichting op te heffen om originele exemplaren van huurcontracten aan te bieden. Het maakte aanbieding van kopieën mogelijk via verzending naar een scanningscentrum of deponering in de brievenbus van FOD-infocenters.
Praktische gevolgen voor estate planning
Voor registratie van schenkingen
Bankgiften en pacte adjoint: De registratie wordt steeds meer gedigitaliseerd, maar natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer behouden flexibiliteit. De neerlegging onder de minuten van een notaris blijft uiteraard ook een optie.
Voor onderhandse verkoopovereenkomsten
Onderhandse “compromissen” die ter registratie aangeboden worden (bijvoorbeeld om belastingverhoging wegens laattijdige registratie te vermijden) vallen eveneens onder de nieuwe verplichting.
Voor minnelijke ontbindingen
De fiscaal transparante ontbinding van vastgoedaankopen via artikel 2.9.4.2.9 VCF (ontbinding tegen betaling van tweemaal €10) wordt eveneens geraakt door de digitalisering.
Timing blijft cruciaal: praktische aandachtspunten
Algemene regel: Documenten die buiten de openingsuren digitaal aangeboden worden, worden nog steeds geacht aangeboden te zijn op de eerstvolgende openingsdag. Dit blijft relevant voor:
- Schenkingsakten waar timing cruciaal is, bijvoorbeeld bij een risico op overlijden op zeer korte termijn
- Verkoopovereenkomsten met strikte registratietermijnen
- Andere onderhandse akten met tijdsgevoelige aspecten
Uitzondering voor huurcontracten: Alleen elektronisch aangeboden huurcontracten worden geregistreerd op de datum van aanbieding zelf, ook buiten kantooruren.
Conclusie voor estate planning
De digitalisering van de registratieformaliteit markeert een belangrijke evolutie in het Belgische registratierecht. Het KB van 31 januari 2025 stroomlijnt de procedures en maakt ze efficiënter, maar er blijven nog enkele vragen.
De uitzonderingen voor natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer bieden nog enige flexibiliteit, maar de trend naar volledige digitalisering is onomkeerbaar.
Het toepassingsgebied in het kader van estate planning is breed. De digitale verplichtingen geldt voor alle niet-notariële schenkingen. Dat zijn dus bank- en handgiften. Ook de onrechtstreekse schenkingen bij de inbreng in een maatschap vallen daaronder.
Voor de registratie in het kader van successieplanning blijft de timing een nadeel. Er is maar een registratie de eerstvolgende werkdag. Bij een overlijden op dezelfde dag zal er dus nog steeds toepassing zijn van artikel 2.7.1.0.5 VCF. Om dat te vermijden is de neerleggingen onder de minuten van een notaris de enige optie.
June, 17 juni 2025.
